Kun yrityksen kirjanpito myöhästyy tai jää kokonaan tekemättä, seurauksena voi olla veronkorotus, myöhästymismaksu tai arvioverotus. Jos asiat jää hoitamatta täysin ja pitkältä ajalta puhutaan pahimmillaan kirjanpitorikoksesta, josta voi olla jopa rikosseuraamuksia. Seuraamusten vakavuus riippuu viivästyksen pituudesta, tahallisuudesta ja siitä, onko veroilmoitus jäänyt tekemättä. Alla vastataan tärkeimpiin kysymyksiin myöhästyneestä kirjanpidosta ja sen korjaamisesta.
Mihin mennessä kirjanpito pitää viimeistään tehdä?
Kirjanpidon tapahtumat on kirjattava osakeyhtiöllä viimeistään neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Jos osakeyhtiö kuuluu arvonlisäverorekisteriin vaikuttaa tämä kirjanpidon tekemisen aikatauluun. Muilla yhtiömuodoilla aikatauluun vaikuttaa veroilmoitusten jättämisen aikataulu. Esim. maa- ja metsätalouksilla ja toiminimillä aikataulu on nopeampi, kuin osakeyhtiöllä, koska veroilmoitukset tulee jättää aiemmin.
Kirjanpitolain mukaan liiketapahtumat kirjataan aikajärjestyksessä ja ajantasaisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kuukausittainen kirjaaminen on turvallisin tapa pysyä aikataulussa. Tilinpäätös puolestaan on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, ja se on toimitettava kaupparekisteriin kymmenen kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Kalenterivuoden mittaisella tilikaudella tämä tarkoittaa tilinpäätöksen valmistumista huhtikuun loppuun mennessä.
Myös arvonlisäveroilmoitus, työnantajasuoritukset ja muut ilmoitukset noudattavat omia määräaikojaan, jotka eivät siirry, vaikka kirjanpito olisi kesken. Tästä syystä kirjanpidon viivästyminen heijastuu usein suoraan verotukseen.
Mitä veroseuraamuksia myöhästyneestä kirjanpidosta voi tulla?
Myöhästyneestä kirjanpidosta voi seurata myöhästymismaksu, veronkorotus, viivästyskorko ja arvioverotus. Verohallinto määrää seuraamukset sen mukaan, mitä ilmoituksia on jäänyt antamatta ja kuinka pitkään viive on kestänyt. Seuraamukset kasvavat, mitä pidempään tilanne jatkuu.
Myöhästymismaksu ja viivästyskorko
Jos arvonlisäveroilmoitus tai työnantajan ilmoitus annetaan määräajan jälkeen, Verohallinto voi määrätä myöhästymismaksun. Maksun suuruus on säännelty verolainsäädännössä, ja sen tarkat euromäärät kannattaa tarkistaa Verohallinnolta ajantasaisina. Jos vero maksetaan myöhässä, siitä peritään lisäksi viivästyskorkoa, joka kertyy päivittäin.
Veronkorotus ja arvioverotus
Jos veroilmoitus jää antamatta tai sen tiedot ovat puutteelliset, Verohallinto voi määrätä veronkorotuksen. Kun kirjanpito on niin puutteellinen, ettei verotettavaa tuloa voida laskea luotettavasti, Verohallinto voi toimittaa arvioverotuksen. Arvio perustuu Verohallinnon omiin oletuksiin, ja se on usein yrittäjälle epäedullinen. Arvioverotuksen oikaiseminen vaatii yleensä sen, että oikeat tiedot toimitetaan jälkikäteen, joten kirjanpito on silloin joka tapauksessa saatettava kuntoon.
Voiko kirjanpidon laiminlyönnistä joutua rikosvastuuseen?
Kyllä, kirjanpidon laiminlyönti voi johtaa rikosvastuuseen. Rikoslain mukaan kirjanpitorikoksesta voi seurata sakkoa tai vankeutta, ja törkeässä tapauksessa rangaistus on ankarampi. Rikosvastuu edellyttää, että laiminlyönti on tahallista tai törkeän huolimatonta.
Kirjanpitorikoksena voidaan pitää esimerkiksi sitä, että kirjanpito jätetään kokonaan pitämättä, kirjanpitoaineisto häviää tai tilinpäätös jää tekemättä ja siitä aiheutuu merkittävää haittaa. Tavallinen muutaman viikon viivästys ei yleensä johda rikosprosessiin, mutta pitkään jatkunut laiminlyönti on eri asia.
Rikosvastuu voi koskea yrityksen vastuuhenkilöitä, kuten toimitusjohtajaa ja hallituksen jäseniä. Osakeyhtiössä johdon vastuu kirjanpidon asianmukaisesta järjestämisestä on henkilökohtainen, vaikka käytännön työ olisi delegoitu. Jos kirjanpitorikokseen liittyy veropetos tai muu talousrikos, seuraamukset kasautuvat.
Miten kirjanpidon laiminlyönti vaikuttaa yrityksen toimintaan?
Kirjanpidon laiminlyönti heikentää yrityksen kykyä tehdä päätöksiä, hakea rahoitusta ja hoitaa verovelvoitteita. Ilman ajantasaista kirjanpitoa yrittäjä ei tiedä todellista kannattavuuttaan, kassavirtaansa tai verovelkaansa, mikä johtaa helposti ylimääräisiin kuluihin ja huonoihin päätöksiin.
Käytännön vaikutuksia ovat muun muassa:
- Rahoituksen saaminen vaikeutuu. Pankit ja rahoittajat edellyttävät ajantasaisia tilinpäätöstietoja.
- Tarjouskilpailuihin osallistuminen hankaloituu. Julkisissa hankinnoissa vaaditaan usein todistus verojen ja maksujen hoitamisesta.
- Yrityskaupat ja omistajanvaihdokset vaikeutuvat. Ostaja haluaa luotettavat luvut.
- Ylimääräiset kulut kasvavat. Myöhästymismaksut, korot ja korjaustyön hinta nousevat ajan myötä.
- Ajan ja huomion kuluminen. Jälkikäteen korjaaminen vie enemmän aikaa kuin säännöllinen kirjaaminen.
Lisäksi puutteellinen tilinpäätös voi vaikuttaa yrityksen maineeseen, sillä tilinpäätöstiedot ovat julkisia, ja niiden puuttuminen näkyy kumppaneille ja asiakkaille.
Miten myöhästyneen kirjanpidon voi korjata mahdollisimman nopeasti?
Myöhästyneen kirjanpidon voi korjata kokoamalla puuttuvat tositteet, kirjaamalla ne vanhimmasta uusimpaan ja antamalla viivästyneet veroilmoitukset mahdollisimman pian. Mitä nopeammin korjaus aloitetaan, sitä pienemmiksi seuraamukset jäävät. Verohallintoon kannattaa olla yhteydessä ennen kuin se ehtii toimittaa arvioverotuksen.
Etene seuraavasti:
- Kartoita tilanne. Selvitä, mitkä kuukaudet ovat kirjaamatta ja mitkä ilmoitukset antamatta.
- Kerää aineisto. Tarvitset tiliotteet, myynti- ja ostolaskut, kuitit, palkka-aineiston sekä tarvittaessa sopimukset ja lainatiedot.
- Priorisoi veroilmoitukset. Hoida ensin ne ilmoitukset, joista seuraa suurimmat seuraamukset, kuten arvonlisäveroilmoitus ja työnantajan ilmoitukset.
- Kirjaa aineisto aikajärjestyksessä. Täsmäytä pankkitili ja avoimet laskut, jotta puuttuvat tapahtumat löytyvät.
- Laadi tilinpäätös ja toimita se rekisteriin. Tilinpäätöksen valmistuminen sulkee vanhan jakson ja palauttaa tilanteen hallintaan.
- Ole yhteydessä Verohallintoon. Kerro tilanteesta ja sovi tarvittaessa maksujärjestelystä.
Jos tositteita puuttuu, ne voi usein hankkia uudelleen pankilta, toimittajilta tai asiakkailta. Aineiston kokoaminen on yleensä korjauksen hitain vaihe, joten siihen kannattaa panostaa ensimmäisenä.
Milloin kirjanpito kannattaa siirtää tilitoimistolle?
Kirjanpito kannattaa siirtää tilitoimistolle viimeistään silloin, kun se alkaa viivästyä toistuvasti, kun yrittäjän oma aika kuluu hallintoon liikaa tai kun yrityksen toiminta kasvaa monimutkaisemmaksi. Tilitoimisto hoitaa kirjanpidon säännöllisesti ja ammattitaidolla, mikä pienentää viivästysten ja virheiden riskiä.
Selkeitä merkkejä siirron ajankohdasta ovat esimerkiksi:
- kirjanpito on jäänyt jälkeen jo useammalta kuukaudelta
- veroilmoitukset ovat myöhästyneet tai jääneet tekemättä
- yritykseen on tullut palkattuja työntekijöitä, jolloin palkanlaskenta lisää velvoitteita
- liiketoiminta on laajentunut ja tapahtumia on paljon
- yrittäjä haluaa keskittyä ydintoimintaan eikä taloushallintoon
Täyden palvelun tilitoimisto, kuten AVA Tili, hoitaa kirjanpidon, tilinpäätöksen, palkanlaskennan sekä osto- ja myyntireskontran saman katon alta. AVA Tili toimii sekä paikallisesti Etelä- ja Keski-Pohjanmaalla että sähköisesti ympäri Suomen, ja se tukee Fennoa- ja Netvisor-järjestelmiä. Näin kirjanpito pysyy ajan tasalla ja yrittäjä näkee yrityksensä tilanteen reaaliajassa.
Siirto kannattaa tehdä mieluummin ajoissa kuin vasta ongelmien jälkeen. Myös jo myöhästynyt kirjanpito voidaan siirtää tilitoimistolle, joka auttaa viivästyneiden jaksojen korjaamisessa ja palauttaa taloushallinnon hallintaan.